Teambuilding i varmen

For å gi kundene våre en bedre opplevelse og finne nye løsninger sammen reiste Apollos IT-team til Fuerteventura for å gjennomføre Apollo Tech Week 2021. Denne uka ventet teambuilding, hackathons og trening i varmen.
– Å holde rede på mer enn 30 personer, samt ha velfungerende logistikk og struktur krever litt organisering sier Olof Norell, IT Product Manager i Apollo.

Trening og bassengtid blandes med forelesninger og workshops. Her foreleser Fredrik Åkermo, CIO.

Med fire team, over 30 personer og en rekke ønsker var det ett mål som var viktigere enn alle andre.

– Alle skulle omgås med alle. Og det lyktes vi med. Vi prøvde hele tiden å dytte uka i den retningen. Målet rent arbeidsmessig for uka lot vi være mer flytende. Vi ville se hva teamene kom frem til, og hvilke løsninger som utkrystalliserte seg, forteller Olof Norell.

– Å bli bedre kjent med alle kollegaene og skape nye kontakter var noe av det morsomste med Tech Week. Men hele uka var virkelig suveren, sier deltager og e-commerce spesialisten Therese Davidsson Pajala og kollegaen Magnus Josefsson, Product & people manager, samtykker.

– For en utrolig energiboost det gir alle deltagerne å være på en techweek. Det morsomste var å omgås med alle de hyggelige kollegaene dele uka, sier han.

Fremgang med hackathon

Denne uka ble store mengder av kunnskap delt. En gruppe kom så pass langt i et hackathon at en løsning for første steg i bestillingsprosessen ble implementert allerede under Tech Week.

– Det var mitt personlige høydepunkt på reisen, ettersom denne koblingen av kompetanse ikke ville vært mulig om disse teamene ikke hadde sittet sammen. De oppgavene som ble gitt under øvelsene var alle realistiske komponenter fra reisebransjens store utfordring- nemlig det å gjøre bestillingsprosessen optimal for kunden, sier Olof Norell.

– Det jeg lærte mest av var av Hackathonet, som varte en hel dag. Det var fantastisk å ta del av alle idéer og tanker, og se hva vi faktisk kan få til på så pass kort tid når vi jobber fokusert med et oppdrag og samarbeider teamene i mellom, forteller Therese Davidsson Pajala.

En intensiv uke gir resultater. Øvelsene ga en kick-start til tiltak og komplekse oppgaver å ta tak i. Men alt kan ikke prioriteres.

– Noen ting var mer konkrete. De kunne vi begynne å jobbe med umiddelbart, mens andre var av mer visjonær karakter. Vår prioritering etterpå har vært i tråd med alt annet vi gjør, å prioritere det som gjør Apollo-opplevelsen bedre for våre kunder, sier Olof Norell.

Padel står selvsagt på programmet.

Å trene sammen er en perfekt måte å være sammen på

Valget av Playitas Resort, ett av Europas største treningshotell, var enkelt.
– Treningsmulighetene er mange og det er en perfekt måte å være sammen på mellom arbeidsøktene. Å spille golf, volleyball eller delta på en heseblesende spinning-time gjør underverker for både team-bygging og for kunnskapsutveksling. Fuerteventuras klima er akkurat passe også på denne tiden av året (desember), ikke for varmt og langt ifra kaldt, forteller Olof Norell.

På Playitas Resort har de dessuten erfarent personale som er vant til å håndtere grupper og de sørger for at alt fra konferanselogistikk til treningstimer fungerer godt.

– Å holde rede på rundt 30 personer, samt ha velfungerende logistikk og struktur krever litt planlegging. Playitas Resort har dyktige og erfarne eventspesialister som hjalp oss mye med å få alt til å bli så bra som mulig, sier Olof Norell.

Fuerteventura byr på vakre solnedganger.

Vær ute i god tid

Samarbeidet med Playitas gjorde Tech Week enklere. Felles planlegging er ett av mange tips for den som ønsker å gjennomføre en lignende uke utenlands.

– Mine tips er blant annet å få med seg organisasjonen hjemme. Vær flink til å kommunisere hva dere som selskap får ut av et event som dette. Så må man ikke glemme, særlig for IT, at alt må fungere selv om dere ikke er på plass på kontoret, forteller Olof Norell.

Det gjelder også å være ute i god tid innen reise, særlig om man planlegger et lignende event utenlands.

– Bestill billetter et halvt år før reisen. Og regn med rundt 40 timer planleggingstid, avhengig av hvor mange dere er som reiser. Det tar mer tid enn man først tror, avslutter Olof Norell.

Playitas Resort har alt som trengs for trening og fellesskap.

5 tips om hvordan arrangere en tech week

1. Planlegg nøye – et event son varer en uke med flere team og mange mennesker krever minst 40 timer i planlegging.

2. Sett et overordnet mål for uka – unngå å prøve å få gjennomført for mye.

3. Vær ute i god tid for å finne et bra hotell, minst et halvt år før dere planlegger å reise.

4. Dokumenter deres learnings og gjennomfør retrospects for å se hva dere kan gjøre bedre neste gang.

5. Vær tydelige med internkommunikasjonen og fortell deres kollegaer hvordan uka ikke bare kommer til å gagne bedriften i sin helhet, men også andre team som ikke er med på denne uka.

Tekst: Alexander Åberg (oversatt fra svensk)
Foto: Barry Stingmore og Apollo

Les mer om våre gruppereiser