Personvernerklæring

Generelt

DER Touristik Nordic AB, org.nr 556306-1653, (Apollo) ivaretar personvernet ditt. Du skal alltid kunne føle deg trygg når du oppgir personopplysninger til Apollo. I denne personvernerklæringen beskriver vi hvordan vi sikrer at personopplysningene dine blir behandlet i samsvar med gjeldende lover.

Ansvarlig databehandler

Apollo er den ansvarlige databehandleren som håndterer personopplysningene dine og påser at behandlingen skjer i samsvar med gjeldende lover og regler. Apollo er ansvarlig for å behandle personopplysninger på Apollos nettsteder, mobilapp og andre kommunikasjonssystemer som er tilknyttet Apollo.

Personvernombud

Apollo har oppnevnt et personvernombud som blant annet har som oppgave å overvåke at den ansvarlige databehandleren behandler personopplysningene dine i samsvar med gjeldende lover og regler. Apollos personvernombud kan nås på følgende e-postadresse: [email protected], eller via vanlig post til denne adressen: DER Touristik Nordic AB, Att: ”Personvernombud”, Postboks 339 Sentrum, 0101 Oslo.

Kontaktinformasjon

Ikke nøl med å ta kontakt med Apollo hvis du har spørsmål om personvernerklæringen eller om hvordan vi behandler personopplysninger, eller hvis du vil ha en utskrift av denne erklæringen. Du kan kontakte oss på [email protected] Du kan også kontakte oss via kundestøtte på apollo.no eller besøke vårt kundesenter i Oslo.

Hvordan innhenter vi informasjon om deg?

Direkte fra deg. Vi innhenter informasjon om deg som du oppgir når du for eksempel bestiller en reise eller tilleggstjeneste, ved personlig kontakt på reisemålene våre eller ved arrangementer, når du registrerer deg for nyhetsbrev, deltar i en konkurranse, svarer på undersøkelser/avstemninger, stiller et spørsmål på Apollos kunde- og supportforum, sender e-post, ringer eller tar kontakt med Apollos kundesenter.

Gjennom bruk av nettstedene våre og appen vår. Vi innhenter informasjon når du benytter tjenestene våre, for eksempel ved å bruke nettsidene våre eller andre digitale tjenester vi tilbyr. Vi innhenter også opplysninger om hvordan du navigerer i tjenesten, hvilke søk du utfører og hvilke reiseprodukter du er interessert i. Via appen vår innhenter vi anonym teknisk informasjon, som for eksempel hvor lenge appen brukes og hvilke sider du ser på, slik at vi skal kunne utvikle og forbedre appen. Les mer i retningslinjene om informasjonskapsler.

Fra tredjepart. Vi innhenter informasjon fra tredjeparter som oppgir personopplysninger om deg eller andre personer i reisefølget, f.eks. om du har bestilt via en forhandler eller om en person gjennomfører en bestilling der du inngår, eller om en annen person har vært i kontakt med oss på vegne av deg. Vi forutsetter at den som oppgir opplysningene har samtykke fra alle de reisende til å oppgi disse personopplysningene til Apollo.

Hvilken informasjon innhenter vi?

Apollo innhenter følgende informasjon for de formålene vi beskriver nedenfor:

Kontaktopplysninger: F.eks. navn, adresse, telefonnummer, e-post, kjønn og fødselsdata.

Bestillingsinformasjon: Bestillingsnummer, reiseinformasjon (reisemål, reisedato m.m.), informasjon om kjøp (valgt betalingsløsning, gjennomført kjøp m.m.) og eventuelt kjøp av tilleggstjenester som f.eks. transport og utflukter.

Helseinformasjon: Informasjon om helsen din som du selv oppgir, f.eks. sykdommer eller funksjonshemninger. Gjennom å oppgi opplysninger om helsen din og å samtykke til behandling av dem, godkjenner du av vi bruker helseinformasjonen din til å administrere og levere den reisetjenesten du har bestilt.

Brukerinformasjon: Informasjon om enheten din, f.eks. IP-adresse, språkinnstillinger, nettleserinnstillinger, operativsystem, plattform og skjermoppløsning, samt informasjon om din geografiske plassering. Vi innhenter også informasjon om hvordan du interagerer med Apollo, f.eks. hvordan du bruker tjenestene våre, inklusive responstid for sider, nedlastingsfeil, hvordan du nådde og forlot tjenesten, samt leveringsmeldinger når vi kontakter deg. Les mer i retningslinjene for informasjonskapsler om informasjonsinnhenting med sikte på å forbedre brukeropplevelsen din.

Hvordan bruker vi informasjonen din?

Alle data brukes for å tilrettelegge, utføre og forbedre Apollos tjenester. Apollo behandler personopplysninger til følgende formål, basert på følgende lovmessige grunner:

Til administrasjon og levering av reisetjenester
Apollo behandler personopplysningene dine for å kunne administrere og levere reisetjenestene, dvs. for å kunne oppfylle avtalen med deg. I dette inngår blant annet å utstede reisedokument, administrere hotell- og flybestillinger, tilleggstjenester, utflukter på reisemålene, gjennomføre betaling og administrere eventuelle endringer før og under reisen din.

For å tilby kundestøtte
Vi kan bruke personopplysninger når du kontakter oss med spørsmål, synspunkter eller f.eks. reklamasjoner for å gi deg den kundestøtten du har rett til i henhold til avtalen du har inngått med oss. Vi behandler personopplysninger som f.eks. navn og bestillingsnummer for å kunne utføre slike serviceforespørsler knyttet til reisen din.

For utsendelse og utlevering av informasjon
Vi bruker personopplysninger til utsendelse og utlevering av informasjon via e-post, sms og/eller telefonsamtaler for å oppfylle avtalen med deg. Dette omfatter blant annet å sende bestillingsbekreftelse, viktig informasjon før og under reisen, tilbud knyttet til reisen, eventuelle endringer og avvik som kan oppstå underveis og betalingspåminnelser.

Kontaktopplysningene dine og bestillingsinformasjonen din brukes også til å sende deg en kundeundersøkelse etter reisen for at vi skal kunne forbedre og utvikle reisetjenesten vår. Det er frivillig å delta i kundeundersøkelsen, og den gjennomføres i samarbeid med Reevo.

Personopplysningene dine kan lagres i Apollos app hvis du har valgt å logge inn med bestillingsnummeret og passordet du har fått av oss. Formålet med appen er å gi deg informasjon om bestillingen din, som f.eks. tilbud, utflukter, tips og kart som er aktuelle for nettopp din reise. Appen kan du laste ned og bruke uten å oppgi personlig informasjon om deg selv.

Markedsføring og personifisering
Personopplysningene dine brukes for at vi gjennom direkte markedsføring av våre egne og/eller spesielt utvalgte samarbeidspartneres varer og tjenester skal kunne tilby deg bedre og mer personlige tilbud. Behandlingen av personopplysninger skjer for å oppfylle avtalen med deg og andre berettigede interesser. Her inngår at Apollo blant annet kan bruke personifisering til å 

  • tilpasse nyhetsbrev etter preferanser og behov ut fra brukermønsteret ditt på nettsidene våre (inklusive reisehistorikk)
  • påvirke hvordan innholdet på nettstedet ser ut når nettopp du besøker oss
  • kommunisere via sosiale medier og internettannonsering på andre nettsteder enn apollo.no.

Les mer i retningslinjene for informasjonskapsler om hvordan Apollo bruker personifisering.

Du kan når som helst ved hver markedsføringsmelding avregistrere deg fra å motta markedsføring fra oss.

For utvikling av virksomhet, reisetjeneste og service
For å utvikle og forbedre tjenestene våre og servicen vår bruker vi i hovedsak anonyme eller anonymiserte opplysninger på aggregert nivå for dette formålet. Det kan imidlertid skje at vi bruker informasjon som f.eks. brukeratferd og bestillingsinformasjon som vi har innhentet hvis dette er relevant for formålet, basert på vår berettigede interesse i å forbedre reisetjenesten vår og servicen vi yter til deg i framtiden.

For å oppfylle regulatoriske krav
Vi behandler personopplysninger for å kunne oppfylle forpliktelser i henhold til lover og forordninger, for eksempel når det gjelder sikkerhet, bokføring, reklamasjon, immigrasjon og tollkontroll.

Lovgrunnlag
Oppsummeringsvis behandler vi personopplysninger (i) for å kunne oppfylle avtalen vår med deg, dvs. administrere og levere reisen din; (ii) når du har gitt ditt samtykke til at vi kan behandle dem for å kunne sende nyhetsbrev m.m.; (iii) for å følge lovkrav; eller (iv) når det er i vår eller våre samarbeidspartneres berettigede interesse.

Hvor lenge lagrer vi informasjonen din?

Apollo lagrer bare personopplysninger så lenge som det er nødvendig for å kunne oppfylle avtalen vår med deg og formålet som opplysningene ble innhentet for, i samsvar med denne personvernerklæringen. Reisehistorikken din, som omfatter kontaktopplysninger, bestillingsinformasjon og helseinformasjon, lagres i to (2) år etter hjemkomstdatoen. Vi lagrer også personopplysninger av andre grunner enn for å oppfylle avtalen vår med deg, f.eks. for å følge regnskapsloven. De lovpålagte kravene avgjør da hvor lenge vi lagrer opplysninger.

Hvis du har registrert deg for å motta nyhetsbrev fra Apollo, lagrer Apollo personopplysningene dine så lenge du ønsker å fortsette å motta nyhetsbrevet.

De samme personopplysningene kan lagres av oss for ulike formål i ulike systemer. Derfor kan f.eks. navnet ditt fortsatt ligge i systemene våre for at vi skal kunne levere reisen din, selv om andre personopplysninger er slettet, f.eks. i markedsføringsformål.

Hvem kan vi dele informasjonen din med?

Apollo kan dele personopplysninger med andre selskaper innenfor DER Touristik-konsernet og til nøye utvalgte tredjeparter. All overføring utføres for å oppfylle formålet med behandlingen av personopplysningene, i henhold til ovennevnte beskrivelse. Vi benytter alle rimelige juridiske, tekniske og organisatoriske tiltak for å påse at personopplysninger håndteres sikkert og med et adekvat beskyttelsesnivå ved overføring til eller deling med slike utvalgte tredjeparter.

Leverandører av reiserelaterte tjenester
Overføring skjer til samarbeidspartnerne våre innenfor reisebransjen for å administrere og levere den reisetjenesten du har bestilt av oss. Vi deler personopplysninger med disse for å kunne levere tjenesten:

Reisebyråer og digitale partnere,
Når du bestiller reisen din gjennom et reisebyrå som vi samarbeider med, enten i en butikk eller online, er det sannsynlig at du oppgir personopplysninger til reisebyrået, eksempelvis Ticket. Når bestillingen gjøres gjennom et reisebyrå, sender vi enkelte personopplysninger, for eksempel bestillingsnummer, til dem for å bekrefte bestillingen.

Personopplysningene er hver enkelt part ansvarlig for å håndtere i samsvar med partens egen personvernerklæring. Vi er ikke ansvarlige for reisebyråets egen behandling av personopplysninger du har oppgitt til dem.  

Hotell,
Når du bestiller en reise fra Apollo, tilbyr vi flere ulike reisemål og hoteller. Hotellet må ha visse personopplysninger for å kunne gjennomføre og bekrefte rombestillingen. Det dreier seg om opplysninger som navn, fødselsdato, alder og kjønn. 

Flyselskap,
Flyvningene gjennomføres både av vårt eget flyselskap Novair og andre flyselskaper. Flyselskapet trenger visse opplysninger for å kunne gjennomføre reisen din, f.eks. navn, alder og i noen tilfeller kjønn. Disse personopplysningene overføres enten via datasystemet Amadeus eller Paxport, eller direkte til flyselskapet med passasjerlister.

I enkelte tilfeller leier flyselskapet inn eksterne aktører som utfører tjenester på flyplassen, som f.eks. bagasjehåndtering og innsjekking. En slik aktør vil kunne få tilgang til personopplysninger som kreves for å kunne gjennomføre tjenesten.

Destinasjonsagenter,
Ved reisemålene er det destinasjonsagenter, både eksterne og ansatte i DER Touristik-konsernet, som utfører tjenester. Disse opptrer i enkelte tilfeller som et mellomledd mellom Apollo og hotellet, hjelper Apollo med å bestille utflukter på reisemålene, ordner med flyplasstransport med mer. De får tilgang til de personopplysningene de trenger for å kunne utføre tjenestene.  

Taxfree,
Når du reiser med oss, kan du bestille taxfree fra samarbeidspartnerne våre, som da får de personopplysningene de trenger for å kunne håndtere bestillingen din. Du kan lese de respektive personvernerklæringene på nettsidene deres.

Andre parter,
Vi har samarbeidspartnere som håndterer bestillinger av reiserelaterte tjenester, for eksempel utflukter og andre aktiviteter. Disse får de personopplysningene de trenger for å kunne levere den bestilte tjenesten. Det er opplysninger som f.eks. navn, e-post og adresse for å kunne bekrefte bestillinger, men også for eksempel passopplysninger som kjønn, øyenfarge og høyde, slik at det skal kunne gjennomføres utflukter over landegrenser der det kreves passkontroll.

Avtalepartnere og IT-leverandører
Vi bruker eksterne leverandører som lagrer og håndterer personopplysninger på våre vegne, som f.eks. leverandører av IT-tjenester og -systemer, internettanalyseselskaper, kundeundersøkelser, betalingsløsninger og gavekorthåndtering. Vi deler også informasjonen din med enkelte utvalgte samarbeidspartnere for at de skal kunne hjelpe oss med å tilpasse tilbud og markedsføring for deg.

IT-tjenester og -systemer,
Vi benytter et antall interne og eksterne systemer for å håndtere personopplysninger, f.eks. kundetjenestesystem, bestillingssystem og system for datahåndtering og dataforbedring. Opplysningene behandles i disse systemene for blant annet å kunne levere og administrere reisen din, håndtere henvendelser til kundestøtte og levere andre relaterte tjenester, som utflukter eller flyplasstransport.

Internettanalyseselskap,
For at du som bruker skal få en så god opplevelse som mulig på nettsidene våre bruker vi eksterne leverandører for å hjelpe til med personifisering, analyse av brukeratferd og tilbakemelding fra brukere på nettsidene våre. Opplysningene som håndteres er primært opplysninger vi får gjennom informasjonskapsler. Les mer i retningslinjene for informasjonskapsler.

Kundeundersøkelser,
Vi benytter oss av Reevo for å gjennomføre kundeundersøkelser når du har kommet hjem fra reisen din. De får derfor tilgang til kontaktopplysninger som e-post og navn, som de trenger for å kontakte deg og spørre om du ønsker å delta.

Betalingsløsninger,
Apollo bruker en ekstern betalingsleverandør, DIBS, for å håndtere betalinger og refusjoner. De får tilgang til personopplysninger som trengs for å gjennomføre tjenesten, som f.eks. betalingsinformasjon og i noen tilfeller navn. Dette er nødvendig for at vi skal kunne levere reisen din eller behandle en reklamasjon.

Gavekorthåndtering,
Apollo bruker Retain 24, som mottar kontaktopplysninger som telefonnummer og e-postadresse for å kunne sende gavekort og bekrefte bestillinger.

Facebook,
Apollo benytter seg av Facebook sine bedriftsverktøy på våre nettsider. Dette innebærer at Facebook kan benytte cookies, "web beacons" eller andre teknikker for å samle inn eller ta i mot informasjon som Facebook senere kan analysere og bruke for å målrette annonsene sine og gi deg relevant reklame. Les mer om hvordan du unngår Facebook sine cookies og andre lagringsteknikker i våre retningslinjer for informasjonskapsler.

Behandler vi informasjonen din i tredje land?

Apollo arrangerer reiser over hele verden, og derfor kan vi komme til å overføre personopplysninger til samarbeidspartnere (f.eks. hoteller, flyselskaper og agenter) eller leverandører utenfor EU/EØS. Hvis personopplysningene dine overføres til et land utenfor EU/EØS, vil Apollo benytte alle rimelige juridiske, tekniske og organisatoriske tiltak for å påse at personopplysningene håndteres sikkert og med et adekvat beskyttelsesnivå.

Rettighetene dine

Apollo er ansvarlig for at alle personopplysninger behandles i samsvar med gjeldende lovgivning. Vi vil på din forespørsel eller på eget initiativ korrigere, avidentifisere, slette eller komplettere opplysninger som oppdages å være feilaktige, ufullstendige eller misvisende.

Du har rett til å be om tilgang til og korrigering, eller i visse tilfeller sletting av, personopplysninger, be om begrensning av fortsatt behandling av personopplysningene dine, samt til å innvende mot behandling av dem (f.eks. om du er i tvil om personopplysningene er korrekte eller om behandlingen av dem er lovlig). Den ansvarlige databehandleren vil varsle alle mottakere som personopplysningene er delt med, som nevnt i avsnittet ”Hvem kan vi dele informasjonen din med?” ovenfor, om eventuelle rettelser eller slettinger av opplysninger, samt begrensninger av behandling av opplysninger i henhold til dette punktet. 

Du har rett til dataportabilitet, det vil si en rett under visse forutsetninger til å hente ut og overføre personopplysninger til en annen databehandler.

Du har rett til, gjennom å sende en skriftlig undertegnet søknad, kostnadsfritt å motta en erklæring fra Apollo om blant annet hvilke personopplysninger som er registrert om deg, formålet med behandlingen av dem og hvilke mottakere opplysningene er delt med eller vil bli delt med.

Hvis du ikke vil at Apollo skal behandle personopplysninger der formålet f.eks. er direkte markedsføring, har du rett til når som helst å tilbakekalle samtykket ditt og/eller avregistrere deg fra markedsføringsmeldinger. Når vi har mottatt tilbakekallingen fra deg, vil vi slutte med å behandle personopplysningene dine til formålet du tidligere hadde gitt samtykke til.

Du kan rette en klage til Datatilsynet dersom du anser at Apollo behandler personopplysninger i strid med gjelde datavernlovgivning. Les mer på www.datatilsynet.no

Hvordan beskytter vi informasjonen din?

Du skal alltid kunne kjenne deg trygg når du deler personopplysninger med oss. Apollo har iverksatt nødvendige sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger mot uønsket tilgang, endring og sletting.

Retningslinjer for informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler for å forbedre opplevelsen din. Les mer om hvordan vi behandler personopplysninger i retningslinjene for informasjonskapsler.

Endringer i denne personvernerklæringen

Fra tid til annen kan vi gjøre endringer i personvernerklæringen. Vi vil innen rimelig tid varsle deg dersom det skjer endringer i erklæringen, i samsvar med det som er påkrevd av lover og regler. Vi vil også legge ut den oppdaterte erklæringen på nettstedet vårt. Den oppdaterte erklæringen vil ha en ny dato og et annet versjonsnummer. Sjekk nettstedet vårt jevnlig for oppdateringer.